(povzeto po splošnih delovnih pogojih Mednarodnega združenja konferenčnih tolmačev AIIC)
- Individualno pogodbo se vedno sklepa neposredno med konferenčnim tolmačem in organizatorjem srečanja ali posrednikom, ki ga je organizator najel in pooblastil za sklepanje pogodb s posameznimi tolmači.
- Naloge tolmača izključujejo pisne prevode besedil. Omejujejo se zgolj na tolmačenje povedanega in ne zajemajo nobenega drugega dogodka, ki ni specifično opredeljen v pogodbi. Tolmač mora strogo spoštovati poklicno tajnost. Tolmač je moralno odgovoren za integriteto svojega dela in se pri tem ne podreja nobenemu pritisku. Osebe, ki niso del ekipe tolmačev, ne morejo dopolniti ekipe ali uporabljati kanalov za simultano tolmačenje brez predhodne privolitve vodje ekipe. Člani ekipe tolmačev se sami dogovorijo o medsebojni delitvi dela.
- Dan tolmačenja praviloma traja dvakrat po 2 uri in 30 minut oz. največ 3 ure z vsaj enoinpolurnim odmorom. Če je verjetnost, da bo tolmačenje trajalo dlje, organizator vnaprej dovoli povečanje števila tolmačev v ekipi ali njihovo zamenjavo s svežo ekipo.
- Storitve tolmača so namenjene izključno takojšnjemu in neposrednemu poslušanju v dvorani. Brez predhodne privolitve tolmača ni dovoljeno nobeno snemanje, ne za potrebe udeležencev ne za potrebe drugih oseb. Tolmaču so zajamčene avtorske in vse druge intelektualne materialne pravice. Predvajanje tolmačenja po radiu, televiziji, svetovnem spletu ali kakršnemkoli drugem mediju brez predhodne privolitve tolmača ni dovoljeno. Vsakršna ponovna uporaba tolmačenja, vključno z objavo posnetka na svetovnem spletu, je predmet pisnega dogovora med organizatorjem in tolmačem. V primeru pritožbe zaradi ponovne uporabe tolmačenja je organizator dolžan tolmaču plačati odškodnino.
- Organizator mora čim prej, po možnosti pa vsaj 15 dni pred začetkom srečanja, tolmačem posredovati vse gradivo, potrebno za strokovno in terminološko pripravo (program, dnevni red, zapisnike predhodnih srečanj, poročila, zbornik referatov, predstavitve ipd.). Naročnik mora zagotoviti razpoložljivo tiskano strokovno gradivo za dogodek v enakem številu izvodov, kot je tolmačev. Gradivo naj bo po možnosti na voljo v vseh delovnih jezikih srečanja.
Organizator mora tolmačem čim prej posredovati izvode prispevkov, ki jih govorniki nameravajo brati (glej prejšnji odstavek). Organizator mora govornike opozoriti, da hitrost branja prispevka ne sme preseči 100 besed na minuto (3 minute na stran besedila z dvojnim razmakom med vrsticami). Tolmač nikakor ni dolžan tolmačiti pisnih prispevkov, če teh ni dobil dovolj zgodaj, da bi jih lahko preučil. Tolmači tolmačijo (video) filme samo, če je zagotovljen prenos zvoka neposredno v njihove slušalke, če vnaprej dobijo zapis besedila (dialoge, scenarije) in če je komentar podan z običajno hitrostjo. - Honorar in nadomestila so določena v pogodbi.
- Zagotovljeni morajo biti takšni pogoji potovanja na kraj srečanja, da ne vplivajo škodljivo na zdravje tolmača ali na kakovost njegovega dela po potovanju.
- Tehnične zahteve za vgrajene in montažne kabine ter opremo za simultano tolmačenje so opredeljene v standardih ISO 2603 in ISO 4043. Če navedeni standardi niso upoštevani in tolmač, odgovoren za stike z organizatorjem, presodi, da kabine in tehnična oprema niso dovolj kakovostne, da bi ekipi tolmačev omogočile zadovoljivo delo, ali da so zdravju nevarne, ekipa tolmačev ni dolžna zagotoviti simultanega tolmačenja. Kabine morajo biti postavljene tako, da tolmači vidijo govornika, konferenčno dvorano in projekcijsko platno. Uporaba televizijskih monitorjev, ki naj bi izboljšali ali v izjemnih primerih celo nadomestili pogled na govornika in konferenčno dvorano, je sprejemljiva le ob predhodni privolitvi angažiranih tolmačev.
V primeru tolmačenja na daljavo (vseh oblik telefonskih ali videokonferenc, za katere je potreben videozaslon ali monitor) je nujno zagotoviti pogoje, kot jih določa standard ISO 2603, še posebej njegov člen 7.1., ki se nanaša na zvok. V primeru prenosa prek ISDN je treba zagotoviti celoten razpon frekvenc med 125 in 12.500 Hz. - V primeru, da tolmač iz tehtnih razlogov zaprosi, da se ga razreši sprejete pogodbene obveznosti, mora zagotoviti ustrezno zamenjavo pod enakimi pogoji. Zamenjavo morata odobriti tako organizator kot morebitni tolmač konzultant.
Morebitne spore rešujeta stranki sporazumno, sicer pa je zanje pristojno sodišče v kraju in državi, kjer ima tolmač svoj domicil. Za reševanje sporov se uporablja zakonodaja te države.
