Leto 2020 je s seboj prineslo ogromno sprememb, še posebej na področju srečanj. Ta se zdaj v veliki meri, seveda tudi v odvisnosti od ukrepov za zajezitev širjenja covida-19, izvajajo hibridno ali v celoti prek spleta. Ponudnikov spletnih rešitev za takšna srečanja je veliko; nekatere rešitve so zasnovane za enojezična srečanja, spet druge za srečanja z zahtevnimi jezikovnimi režimi.

V prispevku vam razkrivamo štiri skrivnosti za organizatorje, moderatorje in govorce na poti do uspešnega večjezična srečanja na kateri od številnih rešitev za srečanja prek spleta.

1) Načrtovanje

Ustrezno načrtovanje vam bo prihranilo marsikateri sivi las. Pri sestavi programa je ključno upoštevati odmore vsaj na vsako uro in pol, da preprečimo utrujenost in nezbranost (ang. Zoom fatigue) tako pri udeležencih kot pri tolmačih. Prav tako je treba vnaprej ustrezno predvideti jezikovni režim, saj nekateri videokonferenčni programi omogočajo le neposredno tolmačenje iz enega jezika v drugega in ne podpirajo tolmačenja prek vmesnega jezika. Za zahtevnejše in številčnejše jezikovne režime so tako boljša izbira namenske platforme za srečanja in tolmačenje na daljavo.

Prav tako je priporočljivo določiti moderatorja, ki vodi potek srečanja, skrbi za zadostne premore pri menjavi govorcev in po potrebi govorce oz. udeležence opomni na bonton ali morebitne tehnične nevšečnosti. Za slednje je priporočena prisotnost tehnika – bodisi fizično na lokaciji bodisi prek katere od rešitev za oddaljen nadzor namizja.

2) Oprema

Za uspešna srečanja prek spleta se nedvomno nujno potrebna ustrezno zmogljiva strojna oprema, ki lahko dovolj hitro obdela zvočne in videosignale, ki jih prejemamo in oddajamo. To pomeni sodoben namizni računalnik ali prenosnik oz. tablični računalnik. Pri računalnikih je priporočljiv Intelov procesor razreda i5 oz. AMD-jev procesor razreda Ryzen 5 ali zmogljivejši z najmanj 4 GB delovnega spomina (RAM-a). Ustrezno zmogljive sodobne tablične računalnike praviloma najdemo v višjem cenovnem razredu.

Nato potrebujemo tudi kakovostno opremo, ki bo zajela naš glas in nam predvajala glasove preostalih udeležencev: mikrofon in slušalke. Resda zvočniki prav tako predvajajo zvok, a lahko pri takšnih srečanjih mikrofon zajame zvok, ki prihaja iz zvočnikov, ter povzroči neprijetno povratno zanko. Zato so za uspešno in prijetno srečanje tako za udeležence in tolmače prek spleta priporočene udobne in lahke žične slušalke, po možnosti z vgrajenim usmerjenim mikrofonom, ki zajema zvok zgolj z ene strani. Priporočen frekvenčni razpon tako slušalk kot mikrofona naj bo vsaj 125–15.000 Hz, da lahko zajamejo in predvajajo čim večji spekter naravnega človeškega govora.

Vgrajeni mikrofoni, kot jih najdemo v večini prenosnih računalnikov, so praviloma slabše kakovosti in niso primerni za srečanja prek spleta. Brezžične slušalke so sicer praktične, a je brezžični signal občutno bolj podvržen interferencam in motnjam, poleg tega pa morate skrbeti, da imajo vedno dovolj polno baterijo. Cenovno so kakovostne slušalke z mikrofonom danes dostopne za vsak žep in jih zares toplo priporočam.

Za zanesljivo povezavo s spletom zagotovite žično povezavo, torej, da je vaša naprava priključena na splet s kablom. Ta je namreč hitrejša, zanesljivejša ter precej bolj odporna na interference in motnje kot brezžična povezava (WiFi ali mobilni podatki).

3) Okolje

Tretji od nasvetov za uspešna večjezična srečanja se skriva v prostoru, iz katerega se boste udeležili srečanja. Izberite manjši prostor brez odmeva, prav tako poskusite že vnaprej preprečiti motnje in hrup: zaprite okna in vrata, odklopite zvonec, poskrbite za domače živali, nastavite mobilnik na tiho delovanje ter se dogovorite z bližnjimi, naj vas v danem terminu ne motijo.

Izbran prostor naj bo opremljen, predvsem so zaželene mehkejše stvari, kot so zavese ali preproge, ki za razliko od trdnih in ravnih predmetov oz. površin odbijajo precej manj zvoka, kar pomeni, da vas bodo ostali jasneje slišali.

Izbran prostor mora biti tudi dobro osvetljen, da boste ostalim udeležencem dobro vidni. Poskrbite za ustrezen vir svetlobe: svetloba naj prihaja s strani ali od spredaj, nikakor se ne postavite pred okno, saj vas drugi udeleženci ne bodo videli. Najbolje se sicer obnese dnevna svetloba, a če si morate pomagati z umetno, naj bo enakomerna posredna oz. mehka svetloba, ki jo oddajajo na primer svetila z difuzorji. Če vaše svetilo difuzorja nima, lahko pred vir svetlobe postavite kakšno tkanino, zaradi katere bo svetloba mehkejša.

4) Dobre prakse

Zadnji nasvet za uspešna večjezična srečanja je kopiranje uspešnih rešitev, čemur elegantno rečemo dobre prakse. Dobre prakse so tisti del priprav na srečanje, ki vnaprej zagotovi najboljše možnosti za uspešen in brezhiben potek srečanja prek spleta. Dobra praksa, ki se je izkazala kot absolutna številka ena, je predhodni tehnični preizkus vseh naprav, ki bodo uporabljena na srečanju. Pri tem imajo udeleženci priložnost preizkusiti izbrano spletno rešitev: kako vklopiti in izklopiti mikrofon, kje izbrati želen jezik tolmačenja in kako prilagoditi nastavitve lastne strojne opreme, da bodo karseda dobro videni in slišani.

Poleg tega lahko na lastni napravi zapremo določene programe, ki zasedajo pasovno širino spletne povezave, da je ta v največji meri na voljo za srečanje prek spleta. To so na primer programi za sinhronizacijo in varnostno kopiranje podatkov: Google Drive, Dropbox, OneDrive in podobni. Te lahko povsem zaprete ali le začasno zaustavite njihovo delovanje. Za čas trajanja srečanja je priporočljivo izklopiti sistemska obvestila, ki bi lahko vašo pozornost preusmerjala drugam. V operacijskem sistemu Windows je za to na voljo funkcija 'pomoč za osredotočanje' (ang. focus assist), v sistemih MacOS in mobilnih operacijskih sistemih Android in iOS pa funkcija 'ne moti' (ang. do not disturb).

Murphyjev zakon pravi: Če lahko gre kaj narobe, bo narobe tudi šlo. Zato velja razmisliti, kakšne možnosti so nam na voljo, če katera od strojnih komponent med srečanjem preneha delovati. Tako si lahko kot rešitev v sili pripravimo rezervne slušalke, rezervno mobilno napravo, ki lahko služi kot nadomestna naprava za samo srečanje ali kot dostopna točka za splet, če pride do izpada spletne povezave.

Kot pri srečanjih v živo je tudi pri srečanjih prek spleta priprava ključnega pomena. Zdaj ko poznate zgornje štiri skrivnosti, boste na srečanjih na daljavo gotovo pustili dober vtis. Če v bližnji prihodnosti organizirate večjezično srečanje, si lahko pomagate s priporočili ZKTS, ki na kratko povzemajo glavne točke za organizatorje srečanj. Vašim govorcem lahko posredujete priporočila za govorce (na voljo tudi v angleščini), ki jim bodo pregledno predstavila ključne točke za dober nastop.

Jernej Lorber
konferenčni tolmač in prevajalec, član ZKTS